Подходът на Konica Minolta за управление на проекти

Процесът на управление на договори с клиенти, доставчици, партньори или служители не е лесна задача. Неправилното боравене може да доведе до санкции за несъответствие, пропуснати възможности и потенциално скъпи правни одити. Предизвикателствата и неефективността, свързани с хартиените ръчни процеси увеличават шансовете за възникване на такива проблеми.

„Дигитализирането на договори премахва хартията от процеса и опростява съхранението и възстановяването чрез поставяне на договорите в една централна база данни“, обяснява Илия Георгиев, консултант софтуерни решения в Коника Минолта България. „Все пак всеки бизнес е различен и процесът на подбор и прилагане на подходящо решение трябва да се разгледа внимателно.“

Konica Minolta възприема клиентски подход за цифровото управление на договори, който отчита бизнес средата и работните процеси на всяка компания. Индивидуално съобразените решения за управление на договори са проектирани според нуждите на клиента.

Пример за това са MVB Truck & Bus

MVB Truck & Bus Bulgaria AD е официален вносител на продуктите на MAN Truck & Bus за българския пазар. Фирмата съхранява хартиени копия на договори, като същевременно прави цифрови копия и ръчно въвежда резюмета на всеки документ в Excel. С нарастването на обема на договорите, този процес става прекалено обременяващ, като възникват проблеми с изгубени документи и грешки при въвеждане на данни.

MVB ангажира Konica Minolta да оптимизира процедурите за управление на договори и да създаде цифрова версия на договорния ѝ архив. Реализираното решение позволява старите договори да бъдат ефективно сканирани и автоматично индексирани, като същевременно се уведомяват съответните членове на персонала, когато един документ е дигитализиран. При създаването на нови договори системата предоставя предварително одобрени цифрови шаблони с автоматизиран работен процес, който изпраща договори за одобрение до страните и подписващите страни.

Основните предимства за клиентите в този случай са автоматичните известия за подновяване на договорите, система с ясна проследимост за създаване и одобряване на договори, едно място за съхранение на договори и цифров архив.

„През всеки етап хората, участващи в процеса, знаят какво се случва с документа, а начинът, по който се движи договорът в системата, е зададен и предварително определен в софтуера. Възвръщаемостта на инвестициите в едно решение често се изразява не само в пари, но и в постигане на висока удовлетвореност на клиентите“, казва Светослав Кръстев, старши финансов директор на MVB Truck & Bus Bulgaria.

Концепцията за цифрово управление на договори на Konica Minolta – едно по-просто и по-ефективно решение

Докато нуждите на всяка компания са уникални, всички решения на Konica Minolta за Управление на договори помагат на фирмите да администрират всички корпоративни договори по по-прост и по-ефективен начин, благодарение на следните ключови предимства:

1. Централизирано администриране на договори

Сканирането на всички входящи документи, свързани с всеки отделен договор (включително имейли, протоколи и др.), осигурява сериозна основа за по-добър контрол и по-добър преглед.

2. Прозрачност във всички процеси

Като се започне от текстови търсения, мине се през цялостния индивидуален договор и се стигне до анализи на всички съответни договорни параметри -цялата тази информация може да бъде достъпна на момента. Това опростява оценката на договорите, например по отношение на тяхната стойност или продължителност, и значително улеснява финансовия контрол.

3. Използвайте договорите в полза на бизнеса

Загубата на проследяване на периоди и крайни срокове на договорите вече не е проблем, благодарение на единното цялостно картографиране на всички документи, както и автоматичното генериране на напомняния. Без пропуснати срокове, фирмите могат да започнат да използват условията на договора по най-добрия начин.

4. Цифрово одобрение за по-кратко време за изпълнение

Работните потоци за одобрение на договори трябва да бъдат прозрачни, гъвкави и документирани в тяхната цялост. Архивиране, което няма нужда от ревизия е също толкова важно. Цифровото управление на договорите гарантира всичко това, осигурявайки ценна подкрепа при спазване на различни изисквания.

5. Защита на данните като основа за системата

Сложните концепции за оторизация изключват всякакъв неконтролиран достъп до договори. Служителите могат да получават само конкретни договори и информация, както са определени в техните лични права за достъп – ниво на сигурност, което далеч надхвърля това на конвенционалния хартиен архив.

Регистриране за цифрово управление на договори – случаят е ясен “Очевидно е, че много фирми безпредметно обвързват ресурсите си в администриране на хартиени процеси за управление на договори, но също така е ясно, че тези процеси често възпрепятстват самия бизнес“, заключава Георгиев.“ С решенията на Konica Minolta за управление на договори ние помагаме на нашите клиенти да се освободят и да си възвърнат контрола върху техните документи и договори. Това не само помага да се ускорят процесите, да се спестят пари и да се облекчат служителите, но и да се подобрят взаимоотношенията с други заинтересовани страни.”