Управлението на договори е основна бизнес функция, която засяга както оперативните, така и правните проблеми и заздравява всички важни отношения – като се започне от клиенти и се стигне до партньори, служители и доставчици. Въпреки това, за много фирми управлението на договорите продължава да се извършва ръчно, на хартия, въпреки че е много трудоемко и неефективно. По тази причина компаниите често се сблъскват с предизвикателства като намаляване на разходите и подобряване на ефективността, свеждане до минимум на грешките и излишните закъснения и намаляване на използваното количество хартия в процеса. Тези предизвикателства са и основните приоритети при въвеждане на дигиталните технологии, а голямото разнообразие от предимства, които ускоряват процесите в множество точки в организацията спомага за постигането на важно и навременно управление на информацията. Управлението на договори често остава незабелязано в процеса на цифровизация, излагайки бизнеса на рисковете, идващи от ръчната обработка. Ние в Konica Minolta помагаме на клиентите си да изведат управлението на договорите си до следващото ниво, с помощта на дигиталните ни решения.

Договорите са вероятно най-важното нещо за един бизнес.

Ако финансирането е жизнената сила на една организация, договорите са комбинацията от доверие и разбиране, която държи всичко заедно. И все пак, в много компании, това което трябва да бъде източник на сила, се е превърнало в непреодолима трудност, тъй като договорите са все още обвързани с остарели хартиени процеси. Например, в днешно време 85% от компаниите все още използват ръчни процеси за управление на договорите за продажба.*

Хартиените процеси не само изискват физически архив, който често отнема значително пространство, но управлението на такива архиви само по себе си представлява предизвикателство, трудоемко е и изисква значително време и ресурси. Независимо от тези усилия, търсенето на документи може да се окаже много времеотнемащо и остава почти невъзможно да се запази навременен и релевантен преглед. В резултат на това 73% от организациите смятат, че е трудно или невъзможно да се изготвят отчети за условията в техните договори. Освен това, могат лесно да бъдат пропуснати критични крайни срокове, което да доведе до ненужни разходи, липса на гъвкавост и недоволни клиенти.

Нова динамична роля за управлението на договори

С дигитализацията ролята на управлението на договори може да се превърне от административна необходимост и пречка за гъвкавостта, във възможност за подобряване на бизнес ефективността. Илия Георгиев, консултант софтуерни решения в Коника Минолта България твърди, че цифровото управление на договори е все по-сложна дисциплина, която се различава много от това, което се е правело в миналото: “Много организации все още съхраняват договори на хартиен носител или в цифрови архиви, след като са били ръчно обработени от всички заинтересовани страни. Остарели процедури като тези отнемат много време и ресурси, а реално бизнесите могат незабавно да се възползват от широката функционалност на системата за дигитално управление на договори.”
Решенията за цифрово управление на договори на Konica Minolta помагат на организациите да администрират всички корпоративни договори по по-лесен начин с повишена ефективност на работния процес. С цифровото управление на договори потребителите получават пълен контрол и прозрачност по отношение на крайните срокове на договорите, а системата изпраща напомняния, ако са необходими одобрения, промени или анулиране. Системата стандартизира и автоматизира всички фази от Управлението на договори от заявка за договор и корекции, до работни потоци за изпълнение на договори чрез използване на електронни подписи.

„С цифровото управление на договори нашите клиенти са в състояние да дадат правилните политики за достъп на необходимите хора, за да ускорят обработката на документи“, обяснява Георгиев. „Възможностите също така включват напомняния, контрол на версиите и разширено търсене – като всичко това може да ви помогне да осигурите много по-голяма ефективност, гъвкавост и пълно съответствие с нормативните изисквания.“

Автоматизирането на управлението на договори може да доведе до подобрения в редица мерки. Освен намаляване на административните и правни разходи, решенията за цифрово управление на договори на Konica Minolta помагат на бизнеса да подобри работата на доставчиците и ефективността при преговорите. Разглеждайки по – широкия пазар за решения с тези характеристики, анализатори във Форестър и Абърдийн отбелязват, че цифровизацията предлага потенциал за подобряване на съответствието с 55% и намаляване на времето на договорния цикъл с 50%. Освен това може да се постигне 25% подобрение при обновяване на договори, както и 1-2% увеличение на приходите.*

Какъв е подходът на Konica Minolta към тези проблеми можете да видите във втора част на тази статия. А междувременно разгледайте секцията ни посветена на управлението на договори.

* Sirma Enterprise Systems, What you need to know about Contract Management, 2017, https://www.sirmaenterprise.com/what-you-need-to-know-about-contract-management/